Sommaire
- Etats : création d'un état semi-personnalisé en utilisant l'assistant état
- Etats : groupement de données dans l'assistant
- Etats : groupement de données dans l'assistant : Ordre de tri des données
- Etats : groupement de données : Visualisation du résultat
Etats : Création d'un état semi-personnalisé en utilisant l'assistant état
Demandez un nouvel état avec "Assistant Etat", basé sur T_Celebrite :
Etats : groupement de données dans l'assistant
Je vois qu'on peut choisir plusieurs tables en haut à gauche ?
Oui, mais, nous n'allons pas utiliser cette option pour l'instant, ce serait trop compliqué, et la seule autre table dont nous disposons est la table T_Pays qui ne nous permettrait pas de faire des choses intéressantes.. Restons dans une seule table. Cliquez sur Suivant.
. Cette boîte de dialogue est particulièrement intéressante, car c'est ici que vous allez pouvoir regrouper les célébrités.C'est à dire ?
Plutôt qu'avoir une simple liste des célébrités, ce serait intéressant de regrouper par leur titre par exemple : d'abord toutes de "Madame", après, toutes les "Mademoiselle", et enfin, tous les "Monsieur", pour se rendre compte très facilement de la répartition des Monsieur, Madame et Mademoiselle dans notre table, ou pour d'autres raisons. Vous allez voir, c'est une fonction d'Access très intéressante qui n'existe pas dans Excel (en tout cas pas sous une forme aussi conviviale).Envoyez le titre à droite avec le bouton > :
Le fait d'avoir le titre en bleu va faire en sorte de grouper justement les gens par titre.
Mais pourquoi n'a-t-on pas regroupé par NomClient par exemple ?
Parce que ça n'aurait pas servi à grand chose : ç'aurait été un état qui aurait regroupé toutes les célébrités qui s'appellent "Adjani", puis toutes celles qui s'appellent "Alési", "Allen", etc. Il n'y aurait chaque fois qu'une seule personne dans chaque groupe, c'est idiot... Bon pour "Belmondo", on aurait eu 2 personnes : Jean-Paul et Paul, mais c'est tout... L'intérêt est plus que limité.Etats : groupement de données dans l'assistant : Ordre de tri des données
On ne peut donc grouper en fait que par des champs qui se répètent régulièrement.
On aurait pu grouper par domaine par exemple ?
Oui, si à l'écran d'avant on avait sélectionné le domaine.Bon, assez palabré, cliquez sur Suivant : Nous arrivons dans un écran nettement moins important puisqu'il s'agit de déterminer l'ordre de tri :
Dans cette première liste, vous pouvez choisir entre le nom et le prénom, mais pas le titre : 
En fait, tous les champs, sauf celui qu'on a choisi à l'écran d'avant, c'est à dire le Titre comme groupe, c'est ça ?
Exactement. Le groupe des titres sera automatiquement trié : c'est à dire qu'on aura d'abord toutes les "Madame", ensuite les "Mademoiselle" et après tous les "Monsieur" simplement parce qu'alphabétiquement, c'est cet ordre qui est respecté.Et maintenant, à l'intérieur-même de chaque groupe, vous voulez peut-être que les célébrités soient triées par ordre alphabétique : on aura donc d'abord toutes les "Madame", et DANS les "Madame", ce sera trié : Balasko, Bardot, Birkin, etc.
Après, nous aurons le groupe des "Mademoiselle", qui sera aussi trié : Adjani, Hingis, Ledoyen, Lopez, Mauresmo, etc. et après ça recommence avec les "Monsieur"
C'est pratique ! Et alors, je constate que quand j'ai choisi de trier par le nom, la 2ème liste s'active : 
. je peux aussi trier par prénom alors ?
Oui, c'est comme une 2ème clé de tri... Mais ce serait complètement idiot de trier aussi par prénom !Pourquoi ?
Et bien, si vous vous rappelez la leçon 26, sur le tri Multi-colonnes dans les requêtes, vous devriez vous en rendre compte : si vous triez aussi sur les prénoms, il va donc d'abord donc trier sur les noms, et par exemple, pour Adjani, il va donner tous les prénoms des gens qui ont pour nom Adjani : Complètement crétin puisqu'il n'y a qu'UNE personne qui s'appelle Adjani. Bon pour Hallyday, il y a 2 personnes : Johnny et David, alors il les triera par ordre alphabétique, mais bon, c'est quand même idiot.
J'ai compris : Si par exemple, j'avais demandé aussi le Pays d'origine sur le premier écran de choix des champs, j'aurais pu demander un tri d'abord sur le pays, puis ensuite comme 2ème clé de tri le nom 
, il aurait donc groupé toujours par titre, mais par exemple, pour les "Monsieur", il aurait montré les différentes célébrités triées par pays : Allemagne, Belgique, Espagne, Etats-Unis, etc. Et pour chaque pays, il aurait montré les gens par ordre alphabétique cette fois de leur nom : par exemple pour l'Allemagne il aurait montré Schumacher, parce que c'est le seul, mais ensuite pour la Belgique qui est le pays suivant alphabétiquement, il aurait affiché Brel et ensuite Merckx pour respecter l'ordre alphabétique !
Oui. C'est dur à comprendre quand c'est expliqué théoriquement, mais nous allons le faire dans un 2ème temps. Pour l'instant, nous allons nous contenter de notre état qui contient seulement les titres, et un ordre alphabétique pour les noms de famille. Cliquez sur Suivant :
A droite, l'orientation portrait ou paysage décide de dans quel sens vous allez imprimer : portrait, c'est quand c'est imprimé en hauteur, et Paysage en largeur (votre feuille de papier A4 donc). Si vous choissez Paysage, vous n'aurez pas besoin de mettre votre feuille dans l'imprimante dans l'autre sens : vous la placez toujours dans le sens de la hauteur, mais c'est Access qui va imprimer l'état dans l'autre sens. C'est assez rare qu'on imprime en paysage. On pourrait choisir d'imprimer en paysage quand par exemple il y a vraiment beaucoup de champs les uns à côté des autres et qu'on a besoin d'une grande largeur de feuille.
Un peu plus bas, il y a une case à cocher "Ajuster la taille des champs afin qu'ils tiennent tous sur une page". J'ai essayé d'afficher un état avec et sans cette coche, mais je n'ai pas vu de différence... S'il y a trop de champs, ça continue à ne pas tenir sur la page. Mais nous verrons un peu plus tard comment faire pour pallier à ce problème de place.
Choisissez Echelonné, et cliquez sur Suivant.
1. C'est le style du titre. ATTENTION : IMPORTANT : Il y a une confusion : Ce n'est PAS parce que c'est marqué Titre que c'est le champ Titre. En fait c'est le style de titre du groupe. Si vous aviez choisi dans le premier écran de regrouper par Etat Civil, dans cet écran, ce serait aussi marqué Titre dans la partie de gauche. En fait, plutôt que d'écrire "Titre" en tout gros, ils auraient à mon avis mieux fait d'écrire "En-tête du groupe", mais bon...
2. Ca c'est le style de l'étiquette : vous aurez tous les noms et les prénoms, mais au dessus des noms et des prénoms, ce sera bien inscrit "Nom" et "Prénom". Ces titres "Nom" et "Prénom" seront écrit avec ce style (2)
3. C'est le style d'écriture des noms et des prénoms bien réels : Johnny Hallyday, Josiane Balasko, Isabelle Adjani, etc.
Choisissez "Compact", et cliquez sur Suivant.
Il ne reste plus qu'à donner un nom à notre état. Appelez-le E_CelebriteGroupeeParTitre, et cliquez sur Terminer :
Etats : groupement de données : visualisation du résultat
Voici la première page de votre état (les chiffres et les cadres rouges n'apparaissent pas chez vous, c'est pour vous montrer les zones importantes) :
2 : Ces titres sont répétés, eux, sur chacune des pages... En l'occurrence, ils ne sont pas très utiles parce qu'on se doute bien en voyant les données que c'est le titre, le prénom et le nom, mais bon...
3 : Cette liste de 5 personnes en tête de l'état sont des personnes... qui n'ont pas de titre... Oui, on sait que Einstein, Gorbatchev, Lennon et Reno sont des "Monsieur, et Goya une "Madame", mais DANS LA TABLE, leurs titres ne sont pas renseignés... Pourquoi apparaissent-ils en premier lieu ? Simplement car, comme nous l'avons dit lors de la conception de l'état, les titres sont triés par ordre alphabétique... et "rien", c'est alphabétiquement avant "Madame".
En fait "rien" est avant tout le monde. Evidemment, ça fait bizarre de ne pas voir de titre, mais il y a bien le titre en haut à gauche, mais comme il est vide... On ne voit rien !
4 : Voici la liste complète des "Madame". Comme vous pouvez le constater, elles sont correctement triées par leur nom : Balasko, Bardot, Birkin, ... , Zeta-Jones.
5. C'est la liste des "Mademoiselle". Peut-être sont-elles toutes là, ou alors en reste-t-il d'autres affichées dans la 2ème page ???
6. C'est le pied de page : Sous chaque page, la date, et le numéro de la page seront imprimés.
Je suis allé sur la 2ème page, et effectivement, il n'y a plus d'autres "Mademoiselle". Par contre, j'ai une Mme !
Vous pouvez fermer cet état.
Bon... Hem... On peut résumer ?
| L'assistant Etat permet de personnaliser quelque peu les états : choix des tables et des champs, aspect esthétique choisi dans une liste, et surtout l'initiation aux groupes : C'est à dire la possibilité de regrouper les données selon tel ou tel critère. Nous avons vu que pour qu'un groupe soit efficace, il faut qu'il s'agisse de données répétitives, comme par exemple le Titre, mais le Pays ou l'état civil auraient aussi convenus. Par contre les informations uniques comme le nom de famille ou la remarque ne sont pas des en-têtes de groupes judicieux. |
Avez-vous bien compris ?
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Exercice
| L'exercice consiste à créer 3 états, dans votre base de données habituelle, qui vont ressembler à E_CelebriteGroupeParTitre (Qui vont chaque fois contenir le prénom et le nom, trié chaque fois par le nom), selon les critères suivants :
Vous allez constater à quel point c'est désagréable d'avoir des groupes qui contiennent ?? ou ???, d'ou l'intérêt de nettoyer les tables. Vous verrez ce que je veux dire quand vous ferez l'exercice.
Etat Numéro 1Base : T_Celebrite Groupe : Groupez sur le champ Domaine Présentation : Contour 1 (Vous verrez quand vous serez dans l'assistant) Style : Société (Vous verrez quand vous serez dans l'assistant) Nom : E_CelebriteGroupeParDomaine Etat Numéro 2 Base : R_CelebriteMarie : Vous allez commencer par créer une requête R_CelebriteMarie, qui va contenir tous les gens "Marié(e)" avec comme champs : NomClient, Prenom, PaysOrigine, et bien sûr EtatCivil Groupe : Groupez sur le champ PaysOrigine Présentation : aligné à gauche 1 Style : Gris léger Nom : E_CelebriteMarieGroupeParPays Etat Numéro 3 (A peu près l'inverse de l'état précédent, mais avec une requête paramétrée)Petite remarque : Peut-on créer une requête qui demande tous les gens Mariés, et demander ensuite un état avec comme groupe l'état civil ? Oui, mais c'est complètement idiot de demander la même chose : En effet, comme il n'y aura de toute façon que les gens mariés, les grouper par état civil n'aura pour effet que d'avoir un seul grand groupe de gens Mariés... Logique, mais il faut y penser ! Base : R_CelebriteChoixPays : Vous allez commencer par créer une requête paramétrée R_CelebriteChoixPays, qui va contenir tous les gens d'un certain pays que vous saisirez lors du lancement de la requête. Vouzs avez oublié comment on fait une telle requête ? C'est pas bien, ça ! Revoyez la leçon 27 pour vous rafraîchir la mémoire. Cette requête contiendra les champs : NomClient, Prenom, EtatCivil, et bien sûr PaysOrigine. Ce qui sera très sympa avec cet état, c'est qu'à chaque fois que vous le lancez, il va vous demander quel pays vous désirez puisque la requête sous-jacente le demande. Groupe : Groupez sur le champ EtatCivil Présentation : Bloc Style : Gras Nom : E_CelebriteChoixPays Téléchargez la solution de l'exercice ici, |
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