Sommaire
- Etats : Marche à suivre pour générer des étiquettes avec l'assistant étiquettes
- Etats : assistant étiquettes : aide à la création d'étiquettes de taille personnalisée
- Etats : assistant étiquettes : Les tailles prédéfinies et les tailles personnalisées d'étiquettes, endroit de stockage des tailles personnalisées
- Etats : Etiquette-prototype : Emplacement des champs
- Etats : assistant-étiquettes : Problèmes pouvant surgir du manque d'informations dans les tables
- Etats : assistant étiquettes : Tri des étiquettes
- Etats : assistant étiquettes : Extraction d'une partie des données d'une table
Vous savez, quand vous recevez parfois dans votre boîte aux lettres de la publicité avec votre nom du style : "Très cher monsieur Dupont, nous nous félicitons de vous envoyer ce bon de commande pour une superbe collection de lampadaires en peluche pour un prix extraordinaire de bla bla bla bla bla...". C'est ça le publipostage : faire croire à tous ses clients que chacun d'eux est un client précieux... Or, vous imaginez bien que c'est une simple technique : Word et Excel peuvent faire ceci. Visitez ma page concernant le publipostage pour en savoir plus si vous ne l'avez jamais utilisé, ça vous aidera pour la suite de cette leçon.
Access ne va pas permettre de faire de publipostage aussi aisément que Word (Eh oui : Word est un traitement de texte, et c'est bien normal qu'il soit plus spécialisé), mais par contre, il va nous permettre de générer des étiquettes de publipostage très facilement : au lieu d'une lettre commerciale, ce seront simplement des étiquettes qui seront générées. Word est aussi capable de faire cette même tâche si vous avez parcouru ma page publipostage, mais comme vous étudiez Access, nous allons voir ça dans Access.
Afin que notre démonstration aie une certaine consistance, j'ai besoin d'une table assez grande, avec des noms, des prénoms, mais également des adresses, des codes postaux et des villes. J'ai à votre disposition la table idoine: Voici comment récupérer cette table dans votre base de données habituelle :
- Téléchargez cette base de données (Données de test Access 97.MDB)
- Dans votre base de données habituelle, importez la table T_Client de la base de données que vous venez de téléchargez (Revoyez la leçon 18 si vous avez besoin d'aide)
Etats : Marche à suivre pour générer des étiquettes avec l'assistant étiquettes
C'est à partir de cette table que nous allons faire des étiquettes !
Créez un nouvel état, Assistant étiquette, basé sur T_Client :
Vous atterissez dans cette boîte de dialogue :
A : Lorsque vous imprimez des étiquettes, il faut bien que vous en ayez sous la main, des étiquettes... Vous vous rendez donc dans n'importe quelle papeterie, et vous achetez une boîte de feuilles d'étiquettes. Ce sont donc souvent des feuilles d'étiquettes de format A4, qui contiennent des étiquettes prédécoupées, que l'on place directement dans l'imprimante, et que l'on imprime comme ça...
Il y en a plein, des sortes d'étiquettes : ges grandes, des petites, des larges, des étroites... il y en a une immensité gigantesque... Et bien, cette zone A contient toutes les "normes d'étiquettes" connues, ou en tout cas un grand nombre. Vous allez donc scruter votre boîte de feuille d'étiquettes afin de dénicher de quelle norme (quelles dimensions) d'étiquettes vous avez.
B : C'est la liste de tous les fabricants d'étiquettes (A-ONE, Avery, EXPE, etc.) les plus connus. En fait, vous choisissez d'abord le fabricant, et ENSUITE, vous allez dans la zone A choisir la norme correspondante.
C : Dans le cas ou vous avez acheté une boîte d'étiquettes introuvable dans les normes, il vous reste une solution : Vous munir d'une de vos feuilles d'étiquettes, d'une règle, et noter toutes les dimensions (Largeur des étiquettes, hauteur, taille de la marge, etc.)
Admettons que je ne trouve pas ma norme d'étiquette : C'est une pile de feuilles d'étiquettes que j'ai trouvé dans mon tiroir, je clique sur "Personnaliser" ?
Oui, allez-y :
.Etats : assistant étiquettes : aide à la création d'étiquettes de taille personnalisée
Pour créer notre format d'étiquette personnalisé, cliquez sur "Nouveau...", et munissez-vous de votre règle :
B : Si vous désirez vous exprimer en Inches comme les anglais, vous mettez "Anglaise", mais je ne pense pas que ça vous intéresse
C : Continu, ça date du temps des toutes vieilles imprimantes qui imprimaient sur de longs rouleaux de feuilles, je ne pense pas que cette option vous intéresse...
D : Paysage, ça veut dire que vous allez insérer votre feuille d'étiquette dans le sens de la largeur, c'est à dire le grand côté vers le bas... Normalement, on ne met jamais Paysage
E : Il y a 2 colonnes d'étiquettes, donc vous mettez 2. Peu importe le nombre d'étiquette en hauteur
F : Marge du haut... Dans notre cas il y en a une, mais certaines feuilles d'étiquettes touchent le bord.. On aurait mis 0 dans ce cas
G : Marge de côté gauche : Même remarque que pour le point F
H : Hauteur d'étiquette : sans commentaire
I : Largeur d'étiquette : sans commentaire
J : Marge de droite : Mêmes commentaires que pour les points F et G
K : Eventuelle marge entre 2 étiquettes horizontalement. Il n'y en a pas toujours. Ici il y a un petit espace de 1.1 Cm
L : Même chose que K, mais verticalement. Justement, dans notre cas, elles sont collées les unes aux autres
M : Marge de sécurité : En effet, quand nous allons créer nos étiquettes, ce ne serait pas très joli d'écrire complètement collé en haut de l'étiquette. On va laisser un demi centimètre de marge. Cette marge de sécurité va être normalement appliquée aussi en bas de l'étiquette
N : Pareil que le point M, mais à gauche : Cette marge de sécurité va être appliquée également à droite de l'étiquette.
C'est bon ? vous avez recopié les valeurs ?
Oui. Je clique sur OK maintenant ?
Oui. ATTENTION : Bon je suppose que vous avez bien tout recopié sans erreur. Mais si jamais vous vous trompez, et que vous mettez par exemple pour la hauteur d'étiquette 54 Cm au lieu de 5.4, il ne va pas forcément vous le dire tout de suite qu'il y a une valeur bizarre, mais un peu plus tard, évidemment, ça va mal se passer. Bon vous êtes ici :
- Si vous voulez la suppprimer, vous cliquez sur Supprimer.. Facile...
- Si vous vous êtes trompé dans les mesures : Modifier... Facile aussi
- Si vous avez une autre boîte d'étiquettes, vous cliquez sur Nouveau... Ah oui, maiiiis y'a plus le bouton nouveau ! Pourtant on l'avait avant ! Bon, alors ça, c'est une spécialité des programmeurs Access, vous devez cliquer sur Dupliquer ! Il va alors recopier vos mesures de la norme que vous venez de créer, et les dupliquer. Vous n'aurez ensuite qu'à modifier ces mesures, et attribuer un nouveau nom à vos nouvelles mesures. Vous aurez alors une 2ème taille d'étiquettes personnalisée. Essayez si vous voulez (Autrement, ce sera le sujet de l'exercice en bas de cette leçon)
Mais admettons que je soit satisfait de ma mesure ?
Alors, vous cliquez sur le bouton "Fermer", et vous vous retrouvez ici :
Etats : assistant étiquettes : Les tailles prédéfinies et les tailles personnalisées d'étiquettes, endroit de stockage des tailles personnalisées
On dirait que maintenant, il a fait disparaître toutes les mesures par défaut, les Avery, les A-ONE, Les Herma, et les autres...
Si vous retirez la coche à "Afficher tailles d'étiquettes personnalisées", il vous les remontrera.Mais alors, cette taille personnalisée, elle est stockée où ? dans ma base de données ? dans une table ? Je ne comprend pas... Elle va disparaître si je ferme Access ?
Lorsque vous définissez une taille d'étiquette personnalisée et que vous lui donnez donc un nom (Ici : Etiquettes trouvées dans un tiroir), Access stocke automatiquement cette taille sans que vous ayez à vous en soucier dans un fichier-système de votre PC.Faisons un Test :
- Cliquez sur le bouton "Annuler"
- Fermez Access (Oui, oui, vous avez bien lu : Fermez Access, et constatez qu'il ne vous demande pas d'enregistrer votre format d'étiquette)
- Rouvrez Access, et rouvrez votre base de données habituelle, celle que vous venez de fermer en fermant Access, donc
- Redemandez un état/Nouveau/Assistant étiquette basé sur T-Client
- Constatez que votre format d'étiquette existe toujours
Effectivement... mais alors, laissez-moi réfléchir... Si, comme vous dites, le format d'étiquette est enregistré sur le PC sur lequel je suis en train de travailler, et que je crée un état en forme d'étiquettes, avec les étiquettes que j'ai créé, basé sur T_Client par exemple, et que je sauvegarde mon état sous disons, E_EtiquetteClient, bon sur mon PC, il va toujours marcher, mais si par exemple, j'emporte ma base de données à la maison, avec mon état donc, et que j'ouvre mon état à la maison, il ne va plus fonctionner alors puisque je n'ai pas mon modèle d'étiquette à la maison ???
Votre raisonnement est juste, mais heureusement, lorsque vous allez créer votre état basé sur votre modèle d'étiquette à votre bureau, Access va COPIER les dimensions de votre feuille d'étiquettes DANS votre état, ce qui fait que quand vous allez, comme vous dites, emporter votre base de données à la maison en utilisant une disquette par exemple, et bien, chez vous, vous aurez votre état en forme d'étiquettes personnalisées qui va bien fonctionner !Oui, c'est clair, mais donc, par contre, chez moi à la maison, je ne pourrais pas créer un NOUVEL état par exemple basé sur une autre table, ou même dans une autre base de données en utilisant le modèle d'étiquette que j'ai créé à mon travail, parce que c'est ce modèle qui, comme vous le disiez est stocké dans un fichier système d'Access à mon bureau !
C'est exactement. ça !Pour les curieux : Les spécifications des étiquettes prédéfinies sont stockées dans la table mlbl_tblLabelSizes, de la base de données ACWZUSR.MDT, que vous trouverez en allant dans le bouton Démarrer/Rechercher. Attention : Vous trouverez dans cette base plein d'informations concernant la personnalisation d'Access, ne changez pas les données à l'intérieur de ces tables, vous pourriez tout fiche en l'air... Par contre, je n'ai pas vraiment fouillé cette table, et je ne suis pas certain que les normes d'étiquettes personnalisées y soient stockées.
Continuons... Normalement, vous êtes ici, et si vous n'y êtes pas, faites en sorte d'y être :
Cliquez sur Suivant :
. Cette boîte de dialogue vous permet de définir facilement la police de caractère, sa taille, sa couleur, si c'est en italique, etc. Ce sont quelques options de mise en forme sur lesquelles il ne me semble pas important de nous arrêter. Attention : C'est pour TOUT le texte de l'étiquette. A l'étape suivante, nous allons définir quels champs vont apparaître dans nos étiquettes (Nom, prénom, adresse, etc.) : TOUT sera affiché comme vous le définissez maintenant.Si vous demandez du bleu maintenant, tout le contenu de l'étiquette sera en bleu. Ne changez rien.
Etats : Etiquette-prototype : Emplacement des champs
Pourra-t-on quand même par la suite définir des parties en gras par exemple, et d'autres en italique, ou pas du tout ?
Oui, mais comme pour l'instant on utilise l'assistant, ce n'est pas possible là toput de suite..Cliquez sur Suivant :
. C'est ce qu'on appelle l'étiquette prototype : La partie de droite, avec la ligne en grisé et la grande partie blanche en dessous représentent une seule étiquette. C'est maintenant que nous allons choisir quels champs nous désirons installer dans l'étiquette, et dans quel ordre.Pour être poli, nous allons commencer par écrire le titre : Madame, mademoiselle, ou monsieur. Qu'est-ce qu'on écrit alors ? Madame, Mademoiselle ou Monsieur ?
Etats : assistant-étiquettes : Problèmes pouvant surgir du manque d'informations dans les tables
On écrit pas, je suppose qu'on choisit dans la liste à gauche le champ qui contient le titre, et on clique sur 
pour le mettre à droit, c'est ça ?
Oui, c'est ça, sauf que... Vous n'avez pas de champ titre... Eh oui, la table T_Client n'a pas de champ titre... Simplement parce que lors de la création de la table, on n'avait pas jugé utile de mettre ce champ ! Résultat : On est ennuyé maintenant. Bon ben ça fait rien, on va directement écrire "Monsieur" dans la zone grise, Allez-y : 
Mais c'est faux ! S'il y a des femmes on va les appeler Monsieur ???
Oui, je sais. En fait, c'est aussi pour vous montrer qu'on peut écrire du texte fixe. Vous écrivez donc Monsieur, et vous placez un espace
après .Pourquoi ?
Parce que si vous n'en mettez pas, comme nous allons maintenant placer le prénom, il serait collé à Monsieur : "MonsieurMuller" par exemple... donc vous mettez un espace après Monsieur, et vous cliquez deux fois sur Prenom dans la liste de gauche :
C'est comme si je cliquais une fois sur Prenom, puis sur ?
Oui. Ensuite, vous remettez un espace à la main après le prénom, et vous mettez le nom : 
Maintenant, mettons l'adresse. Vous cliquez juste en dessous :
, et vous mettez l'adresse : 
. Et enfin, vous mettez le code postal et la ville : 
.Etats : assistant étiquettes : Tri des étiquettes
On ne met pas tous les champs ?
Pas besoin. On choisit uniquement ceux qu'on veut... Cliquez sur Suivant :
. Cette boîte de dialogue n'est vraiment pas importante. Elle se justifie uniquement si vous avez besoin d'imprimer une très grande quantité d'étiquettes : Dans ce cas, vous avez peut-être envie qu'elles sortent de l'imprimante dans l'ordre alphabétique du nom de famille : Cliquez simplement deux fois sur NomClient : 
.Cliquez sur Suivant : c'est la dernière étape :
. Nous allons attribuer un nom à notre état pour qu'il l'enregistre correctement. Il propose Étiquettes T_Client : Beurk. Remplacez ce nom par E_ClientEtiquette : 
, et comme il n'y a plus de bouton suivant, cliquez sur Terminer : Voici le résultat (Je vous montre une miniature pour une question de place) : 
: Ce sont vos étiquettes, dont voici un agrandissement du haut de la première page :
Il suffit maintenant de placer 35 feuilles d'étiquettes dans l'imprimante, et de lancer l'impression. Si vous avez besoin d'un rafraîchissement quant au zoom, et déplacement dans un état, revoyez laleçon 41.
... Et évidemment, il a mis "Monsieur" devant tout le monde...
Ce qui est toujours aussi faux, mais bon... on le sait, c'était juste pour l'exercice.Fin de la leçon, fermez votre état.
Etats : assistant étiquettes : Extraction d'une partie des données d'une table
Une dernière question : Et si on avait voulu, par exemple, créer des étiquettes seulement pour les clients qui habitent Carouge ?
Oui, je vous retourne la question !Ah oui ! C'est évident : Je crée une requête qui contient les gens de Carouge, je l'enregistre sous un certain nom, et je base mon état étiquettes non pas sur la table, mais bien sur la requête !
Ouala !Remarque : le processus manuel de création d'étiquettes sera analysé en détail vers la fin de la leçon 53
Bon... Hem... On peut résumer ?
| L'assistant état Etiquettes permet de faire une sorte de publipostage : A partir d'une table, on peut créer des étiquettes ( une étiquette par enregistrement). Il est possible de soit : - Récupérer la norme d'étiquette que l'on dispose dans la liste prédéfinie, - Ou alors, se munir d'une régle, et de mesurer ses propres feuilles d'étiquettes afin de leur donner un nom. Les modèles d'étiquettes personnalisés créés sur un certain PC ne seront enssuites accessibles QUE depuis ce PC. |
Avez-vous bien compris ?
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Exercice
L'exercice consiste à créer une nouvelle étiquette personnalisée que vous appellerez "Etiquettes géniales", qui aura les dimensions suivantes : . Comme vous l'avez deviné, j'ai mélangé des champs et du texte... Je vous rend attentif que certaines étiquettes seront plus élégantes que d'autres... Voici une autre étiquette qui présente moins bien, mais c'est normal... A notre stade d'étude, nous n'allons pas faire de miracles :  Téléchargez la solution de l'exercice ici, qui n'est autre que la base de données Pro Formation telle qu'elle devrait être à la fin de cette leçon. |
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